团建活动筹备日记

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背景

被班主任 push，然后自己也有点想法，想搞一次班级团建活动。当班长一年多了，前面两次集体活动其实不太成功，这次想好好筹备一下。

调研阶段

准备主要是三个点：吃、玩、交通。这三个点都需要围绕 "去哪儿" 展开。确定好 "去哪儿"，其它都不是大问题。

先期策划

首先决定玩什么以及去哪儿玩，南京这块我有点抓瞎，问了 Kimi，给了轰趴馆、游船、滑雪馆、围炉煮茶四个建议。我花了一个小时先研究了下初步可行性。

基本没问题，然后组织班委开了个小会，讨论了下，排除了滑雪馆和围炉煮茶。安排几位班委下去进一步调研。

调研结果显示划船不太合适，最终选了轰趴馆。

和班主任沟通

我们做出来的初步策划案人均是 200 元。有一说一，从我角度看，我不觉得贵。然后和班主任沟通了一下，被批评了一顿。然后换个角度想想，对参与的同学来说，花 200 块和一段固定时间参与一个意义不太明确的活动确实不合理。

班主任觉得围炉煮茶的的方案其实不错，我思考了一下，确实，不一定非得 "围炉煮茶"，简单把人聚起来也行。

去哪儿

我询问 AI，从策划组那里征集意见，得知有 "矿坑公园"、"龙山赏心谷" 等选项，去百度地图上查到了更多选项。考虑到距离和交通便利性，最终选定了 "龙山赏心谷"。

玩什么

这块直接从策划组里拉了一组人，让他们去想。想了一些集体活动，又计划购买一些桌游、飞盘等。

吃什么

同理，从策划组里拉一组人，让他们去想，然后班级投票表决。最后确定是烧烤。

理论更优解

  • 调研阶段可以欢迎同学来提大概想法（地点、吃啥、玩啥），把积极提想法的同学拉进策划组。
  • 围绕各个地点各自研究吃啥玩啥（简单看看理论是否可行即可）。
  • 把调研结果拉出来设计一个多选投票（让参与者有选择权）。

操作建议

  • 最好有多个人承担 Leader 的角色，多个人的看法会更全面，但是务必要有一个主导来最终拍板。
  • Leaders 需要把策划组拉起来，然后推进好调研工作，促进生成各种意见和方案。然后按照自己的想法初步看看各个方案的可行性。避免出现 "想法很好但是不可行"。因为参与投票的同学没有全面的信息，尤其是交通问题。
  • 多和值得信赖的第三者沟通方案，例如班主任。
  • 研究理论可行性时应该多关注有关社交媒体上的信息，例如百度地图，大众点评，美团等，多找照片和攻略参考。
  • 投票时关于每个地点应该给一些预览图。

一些体会

  • 对于活动组织者来说，必须要站在参与者的角度去想想。参与活动本来就是有时间成本的，又要花钱。如果活动本身比较单调，参与者的积极性就会降低。
    • 其实我个人作为参与者来说，科协赛事部的聚餐如果不是 hhy 和 dyx 也要去的话，我个人不太愿意去的。毕竟也真的不能说关系特别好，而且人均 100 的餐饮消费，加上 KTV 和来回车费，成本大概 200，还得考虑时间成本。
  • 一般来说，考虑我所在高校和专业学生的家庭情况，总体费用控制在 100 元以内应该比较合理。
    • 所在高校层次和家庭经济情况有一定的正相关关系。
  • 多和不同的人沟通，听取不同的意见。尤其要注意吸收反对的建议，合理设计交流方式以便能够收到不懂意见。
    • 例如作为 leader 时，尽量让 collaborator 来做具体细节，这样 leader 可以看到 collaborator 的想法，至少能有两个人提意见，而不是 leader 提出，collaborator 附和。
  • 各种问题可以多考虑 AI 的意见（让它提出不足然后自己思考）。AI 是一个靠谱的 collaborator。
  • 多个 Leader 这个事情，必须是要主导者对其它 Leader 有相当的信任才能行，所有人都靠谱，才能推进好活动。

准备阶段

沟通场地商家

从百度地图上找到了龙山赏心谷的联系方式，打电话沟通了下，后续交给组织委员来继续协商细节。报价 850 元。

沟通食材商家

考虑到烧烤食材需要解冻，且保质期较短。网购没有地方保存。问 AI 之后得知有 "美团买菜" 功能。完美解决，商家表示可以定时解冻送货。

采购

  • 零食：10r/人，散装+袋装组合。
  • 饮料：6r/人，纯净水按件买，饮料买大瓶+一次性纸杯。
  • 户外照明：实际上买了 2+3=5 个户外露营灯。
  • 其它器材：剪刀、A4 纸。

交通安排

30 个人，还是包车吧。问了辅导员，学校有车队，可以包车，非常方便。

报销准备

和班主任沟通，表示可以报销车费，支持一部分活动物资费用。

实际操作建议

  • 和一个商家沟通时，只经由一个人来主要沟通（一定要找沉稳的同学来对外）。
  • 由一位同学负责所有的付费，让沟通的同学让商家发付款方式，实际付费由财务负责。
  • 如果不熟悉商家，订金不宜超过 25%（车队是学校的车队，值得信任）。

一些体会

  • 30 个人的团建，吃、玩都是比较大的项目，商家这边肯定会比较主动配合的，无需太担心。
    • 例如场地商家和我们沟通时实际上比较好说话，合理的诉求都能得到满足
    • 例如食材商家能够为我们安排送货到场地
  • 一定一定要去主动争取优惠，尤其是一些模棱两可的东西，例如场地按人报价，团体报的时候可以适当少报一点人数（例如 30 人报 25 人），压力商家不要报太高的价格。 这个一定要控制好，如果价格压的太狠，商家会在一些服务上打折。
  • 和班主任沟通的时候我态度有点差，深刻检讨了。主要原因还是信息差，班主任没有充分了解活动情况，我也没有充分说明，产生了一些想法上的冲突。 实际上无论如何和上级领导沟通时态度要稍微好点，抬头不见低头见。
  • 分工的时候小组各自有对应的负责人，这个负责人要找擅长组织和沟通的同学来，不要用错人。

实施阶段

时间、通知和确认

  • 众所周知，当代大学生比较原子化，通知和确认是比较困难的事。
  • 确定时间实质上是第一次确认、"确认" 是最终确认。
  • 确定时间这块，一般要提前五天左右完成，确认完时间后开始通知，活动前一天完成最终确认过程。

调查时间

这块可以安排两位同学来研究，然后 Leaders 确认时间安排。

  • 需要避开学院、学校的固定活动。
  • 需要避开大概率会有私事的时间（比如我们这边的周三下午因为固定没课所以很多组织都会安排上一定日程）
  • 户外情况，必须避开雨天。

理论上的确定时间

  • 调查好可选时间，在班级群里发多选投票，私戳没有投票的同学投票，要求务必多选。
  • 根据结果确定一个初步时间段，私戳没有选这个同学，询问原因。
  • 根据反馈调整，达到预期参与率后确定最终时间。
实际情况
  • 调研没做好，时间确定不合理。然后某天我突然意识到一个大概率可行的时间。
  • 班长和副班长各自私戳了一半的同学确认这个时间没问题。
  • 班级群里发接龙要求最终确认，私戳没有确认的同学了解情况。

通知和确认

  • 确定时间后，班级群里发通知和确认接龙。
  • 跟进没有确认的同学，鼓励参与。

一些操作上的细节

  • 对于参与的同学来说，一般只有两个过程，投票时间和确认参加，心智负担较低。但是如果出现需要沟通的情况，可能会比较麻烦，建议是沟通后由组织者来直接改统计情况而不要麻烦参与者二次操作。
  • Leader 理论上需要关注的细节：
    • 时间安排的调研结果
    • 根据反馈后确定的最终时间

集中

利用天然的上下课时机把人集中起来，正常集中会比较困难。

实际活动过程

  • 上车，意识到饮料不够，叫了美团外卖补充了一些。
  • 下车先组织拍照。
  • 和商家稍微沟通一下，组织者稍稍鼓励带动一下，自发组织起来开始玩。
  • 烧烤
  • 收拾场地

一些体会

  • 对于户外活动来说，饮品一定要充分准备（按平均一人 500ml 纯净水、500ml 饮料计算即可），我们这次出现了饮品不足的情况，联系了外卖店家补充。
  • 把人聚集起来是比较困难的，我这边是采用 "下课后别走，直接集合上车" 的策略，效果非常不错。
  • 户外活动务必考虑日落时间和照明情况。
  • 实际上户外活动只要到了地方，同学们都有足够的自发组织能力，需要准备好器材物资。集体活动的话，除非特别有意义，否则还是算了吧。

收尾阶段

汇总照片

其它心理准备

  • 最主要的组织者做好经济兜底的准备，学院的报销可能会有问题。
  • 做好临时应变的准备，例如天气变化。
  • 保持一个良好的心态。